Introduction

La base de données des heures de la spécialité a pour but d'assurer la gestion des heures statutaires ou complémentaires de tous les enseignants de la spécialité, qu'ils soient permanents ou vacataires, selon les règles administratives habituelles. Certains éléments sont au cœur de cette gestion et d'autres sont plutôt des sous produits intéressants.

Les documents obligatoires des permanents

Un enseignant permanent est tenu de fournir les documents suivants:

  1. Au début de l'année, sa fiche prévisionnelle définit le service qu'il prévoit de faire.
  2. En fin d'année, sa fiche des services faits définit le service qu'il a effectivement assuré durant l'année.

Ces deux fiches précisent le service statutaire et le service complémentaire du permanent.

Les documents obligatoires des vacataires

Chaque vacataire doit fournir un dossier contenant un certain nombre de pièces sur son état civil, sa situation professionnelle, ses coordonnées bancaires, ainsi que l'autorisation de cumul de son employeur.

Ce dossier doit également préciser quelles sont les heures que la spécialité prévoit de lui confier durant l'année scolaire. Lorsque les heures prévues excèdent 96 HED, le vacataire doit recevoir l'avis favorable de la commission de spécialistes de la discipline. Cet avis est valable pour 3 années scolaires, mais le dossier du vacataire doit être renouvelé tous les ans.

Ce document est contractuel. Le vacataire ne peut faire plus d'heures que celles initialement prévues, à moins d'établir un avenant à ce contrat.

Les enseignants appartenant à une autre spécialité, qui effectuent des heures dans la spécialité, sont considérés comme vacataires de la spécialité. Dans ce cas, ces heures seront payées en heures complémentaires. Ils doivent également établir un dossier spécifique précisant les heures prévues.

Rappelons de plus que les règles administratives limitent ces heures :

Les documents obligatoires nécessaires aux paiements

Le paiement des heures complémentaires par les services financiers du CNAM est subordonné à l'établissement d'un état mensuel des services faits.

Les documents obligatoires de la spécialité

La spécialité est tenu de faire parvenir en début d'année à l'administration les documents suivants.

  1. La fiche dialogue donne la synthèse des besoins en heures, valeur par valeur, en fonction des effectifs.
  2. Le potentiel statutaire définit le total des heures statutaires correspondant aux enseignants permanents de la spécialité.
  3. Les fiches unité d'enseignement détaillent, pour chaque unité d'enseignement, la liste des enseignants permanents ou vacataires qui interviendront dans cette valeur, avec leur quota d'heures de cours, ED ou TP.

La spécialité ne gère que les heures relatives aux unités d’enseignement qui sont sous sa responsabilité. Toutefois, la spécialité peut décider, en accord avec une autre spécialité, qu’une partie du service statutaire de certains enseignants soit effectué dans une unité d’enseignement de cette autre spécialité. Cette unité d’enseignement est alors introduite dans la base avec une caractéristique dite « heures non payables ». Les heures effectuées dans cette unité ne peuvent l’être qu’en heures statutaires et non en heures complémentaires.

Le schéma de fonctionnement et les documents optionnels

Certaines des fiches énoncées ci-dessus sont produites automatiquement. Nous détaillons ici la circulation d'informations dans la spécialité.

  1. En début d'année, chaque permanent établit sa fiche prévisionnelle, et chaque responsable de valeur établit la fiche unité d'enseignement de sa valeur. Par contre la fiche dialogue est extrapolée automatiquement de la consommation de l'année précédente, en tenant compte des effectifs des inscrits de la nouvelle année, tels qu'ils sont fournis par la scolarité. Pour cela, on détermine d'abord des normes, directement liées aux effectifs, en terme de nombre de cours, nombre de groupes d'ED et en terme de nombre de groupes de TP (Nb_XXX_normatif). Ensuite, on détermine les nombres "réels" selon l'algorithme suivant.
    Coefficient := heures_déclarées / heures_normatives; -- année n-1
    si Coefficient < 0,5 alors Coefficient := 0,5; finsi
    si Coefficient > 1 alors Coefficient := 1; finsi;
    Nb_XXX_réels := Coefficient * Nb_XXX_normatif;
    Ces données "réels" sont utilisées dans l'établissement de la fiche dialogue.
    Le potentiel statutaire est également calculé automatiquement sur la base des permanents.
  2. Les dossiers des vacataires sont transmis à la spécialité qui assure le suivi de sa transmission au secrétariat général du pôle ainsi que de son acceptation ou de son refus par le président du pôle; elle contrôle éventuellement la validité de son passage en commission de spécialistes.
  3. Les responsables de valeur établissent régulièrement des déclarations mensuelles donnant les heures effectuées par des permanents ou des vacataires dans leur valeur.
  4. Ces heures déclarées sont ensuite affectées soit en heures statutaires soit en heures complémentaires soit les deux si nécessaire. Les heures complémentaires donnent lieu à l'établissement d'un état mensuel des services faits qui est signé par le responsable du cycle de rattachement de la valeur et est envoyé à l'administration en vue de son paiement effectif. La spécialité assure le suivi de l'acceptation ou du refus de ce paiement par l'administration.

A la fin de l'année, la spécialité édite la fiche des services faits de chaque permanent à partir des services qu'il a assuré, en heures statutaires ou en heures complémentaires.

Remarques.

  1. Le responsable de valeur doit être un enseignant permanent de la spécialité. Il est désigné par la spécialité.
  2. Le responsable d'un cycle est désigné par la spécialité et doit avoir la délégation de signature sur le compte analytique associé au cycle.
  3. Actuellement, la part du budget lié aux inscrits (TP pour le cycle A et la totalité pour les autres cycles) va par défaut à l'affectation budgétaire de ce responsable.

Le graphe ci-après reprend ce schéma de fonctionnement.

schéma de fonctionnement