Règles de gestion

Le fonctionnement global décrit ci-dessus doit suivre un certain nombre de règles, dites règles de gestion qui vont être décrite ci-dessous. Ces règles sont contrôlées par la base de données.

Fiches prévisionnelles

Une seule règle de gestion concerne la fiche prévisionnelle elle-même.

Fiches prévisionnelles

Permanents - fiche prévisionnelle

La transition d'une fiche n'est autorisée que s'il y a au plus un article par valeur. Dans le cas où un article concerne une unité d’enseignement à heures non payables, les heures statutaires pour cette unité doivent être inférieures ou égales à celles prévues par le responsable de cette unité d’enseignement désigné par la spécialité. Il n'est pas prévu de pouvoir revenir en arrière lorsque la fiche est devenue définitive.

Gestion des vacataires

Les règles de gestion concernent l'état du dossier du vacataire, jusqu'à sa validation.

États du dossier du vacataire

Enseignants - État du dossier

Lorsque le dossier du vacataire est « transmis » au pôle, la « limite heures complémentaires » qu’il peut effectuer est déterminée. En principe, elle est égale aux heures prévues telles que décrites dans le dossier, sous réserve que les contraintes administratives soient respectées. En cas d’avenant au contrat, cette limite peut être changée.

Notes :

  1. Il est possible de déclarer des heures pour un vacataire, quel que soit l’état du dossier. Toutefois, elles ne peuvent être affectées en heures complémentaires que lorsque son dossier est validé.
  2. Pour limiter le nombre d’enseignants proposés sur le web, seuls apparaissent les vacataires dont les heures déjà déclarées sont inférieures à cette limite.
  3. Pour permettre aux responsables de commencer les saisies de déclarations pour des vacataires dont le dossier n’existe pas encore, la limite peut être forcée à 40 pour des vacataires potentiels. Ceci ne préjuge absolument pas qu’elles pourront effectivement être payées.
  4. Un vacataire validé peut recevoir des heures complémentaires. Remettre son dossier dans l’état inexistant ne supprime pas les affectations d’heures complémentaires qui ont pu lui être faites, mais interdit de lui en affecter de nouvelles.

Déclarations des responsables de valeurs

Plusieurs groupes de règles de gestion sont relatives aux déclarations des heures par les responsables de valeur.

Gestion globale des déclarations des responsables

Déclarations - nouvelle fiche

Lors de la validation, on vérifie le respect des contraintes suivantes.

Une déclaration validée est normalement non modifiable. Les seules modifications possibles consistent à "réduire" les quantités déclarées pour un enseignant donné (une ligne de la déclaration) à celles qui ont été effectivement affectées, qu'elles soient statutaires ou complémentaires. S'il n'y a pas d'heures affectées, la ligne est supprimée. Cette réduction est rendue nécessaire lorsque l'on constate, a posteriori, que l'affectation complète de la ligne n'est plus possible. Deux cas ont justifié l'introduction de cette fonctionnalité:

  1. L'administration a refusé l'affectation en heures complémentaires pour une valeur, un mois donné et un enseignant, tout en ayant accepté l'affectation pour d'autres enseignants de la même déclaration, ce qui a nécessité d'annuler uniquement la ligne de la déclaration correspondante, et d'en interdire la réaffectation.
  2. Une affectation pour un enseignant a été effectuée en heures complémentaires, mais partiellement du fait de la limite des heures complémentaires de cet enseignant. Le paiement a ensuite été effectué, puis l'enseignant a informé du changement de cette limite, ou avenant au contrat de vacataire. Le paiement étant effectué ne pouvait être remis en cause pour obtenir l'affectation complète.

Affectation de service statutaire

Déclarations
Permanents - gestion des affectations

Les affectations en service statutaire pour un permanent et une valeur donnée se font dans la limite du prévisionnel statutaire déclaré par cet enseignant et pour cette valeur. Cette limite peut éventuellement être corrigée. En effet, le service réel peut ne pas correspondre au service prévu, et lui être inférieur pour une valeur et supérieur pour une autre. Il est alors nécessaire de corriger les limites en conséquence.

Validation de service statutaire fait

Permanents - gestion des affectations

Cette règle avec la suivante implique qu'un permanent ne peut recevoir d'heures complémentaires tant qu'il n'a pas effectué la totalité de son service statutaire.

Affectation de service complémentaire

Déclarations
Permanents - gestion des affectations

Lors de l'affectation, on vérifie également que la limite des heures complémentaires de l'enseignant, qu'il soit vacataire ou permanent n'est pas atteinte.

De plus, il faut transformer ces heures de façon à garantir qu'elles s'expriment en 1/4 d'heure (contrainte imposée par les services financiers). L'idée est de reporter les fractions insuffisantes d'heures de cours sur les heures ED avec le facteur correctif habituel, et de reporter les fractions insuffisantes d'heures ED sur les heures TP avec le facteur correctif habituel. Enfin, la fraction insuffisante d'heures de TP est abandonnée si elle est inférieure à 0.1 et portée à 0.25 sinon.

Paiement effectif des heures complémentaires

Valeurs - gestion des heures complémentaires

Les états mensuels des services faits ne devant pas distinguer entre les heures ED, et les heures FOD production ou tutorat, le cumul éventuel de ces trois quantités doit être effectué au moment de l'impression.

Les heures complémentaires affectées et payées (donc après acceptation par l'administration) ne peuvent plus être annulées.

Notons qu'en cas de refus de l'administration, les heures peuvent passer dans l'état "non payées", puis dans l'état "non affectées". Il est alors possible de "réduire" la déclaration correspondante.